Как организовать офисную печать с минимальными расходами

Расходы на офисную печать — это скрытая, но существенная статья бюджета любой компании. От бумаги и картриджей до обслуживания и ремонта оборудования, эти траты могут быстро выйти из-под контроля. К счастью, существуют проверенные стратегии, которые помогают значительно сократить расходы без ущерба для рабочего процесса.

• Выбирайте правильное оборудование

Минимизация расходов начинается с грамотного выбора техники. Вместо покупки отдельного принтера, сканера и копира, выбирайте многофункциональные устройства (МФУ). Они потребляют меньше электроэнергии и занимают меньше места.

Используйте сетевые принтеры – централизация печати на одном мощном устройстве обходится дешевле, чем обслуживание десятка индивидуальных настольных принтеров.

Переход на лазерную печать – для больших объемов документов она экономичней.

• Внедряйте политику экономной печати

Установите простые правила:

1. Печать по умолчанию – настройте все компьютеры на печать в черно-белом режиме и на двустороннюю печать.
2. Использование черновиков – выделяйте отдельную бумагу для черновиков и внутреннего документооборота, а также используйте экономичный режим печати.
3. Электронный документооборот – максимально переводите внутренние процессы на цифровой формат, чтобы сократить объем физической печати.

• Доверьте обслуживание техники профессионалам

Самый эффективный способ снизить расходы и головную боль, связанную с печатью — это сотрудничество с проверенной сервисной компанией, в перечень услуг которой входит заправка картриджа в офисе. Так вы сможете превратить непредсказуемые расходы в фиксированный ежемесячный платеж.

Сотрудничество с сервисной компанией гарантирует, что при каждой заправке картриджа будут использованы только качественные тонеры, что продлевает жизнь картриджей и самого принтера.

Также, регулярное сервисное обслуживание предотвращает дорогостоящие поломки. Вам не нужно держать штатного специалиста, так как все проблемы решаются оперативно выездным мастером.

Организация офисной печати с минимальными расходами — это комплексная задача. Она требует правильного оборудования, строгих правил использования и, самое главное, надежного партнера, который берет на себя все заботы по обслуживанию, заправке картриджей и ремонту, позволяя вам сосредоточиться на своей работе.