Як організувати офісний друк з мінімальними витратами

Витрати на офісний друк — це прихована, але суттєва стаття бюджету будь-якої компанії. Від паперу та картриджів до обслуговування й ремонту обладнання — ці витрати можуть швидко вийти з-під контролю. На щастя, існують перевірені стратегії, які допомагають значно скоротити витрати без шкоди для робочого процесу.

• Обирайте правильне обладнання

Мінімізація витрат починається з грамотного вибору техніки. Замість купівлі окремих принтера, сканера та копіра обирайте багатофункціональні пристрої (МФП). Вони споживають менше електроенергії та займають менше місця.

Використовуйте мережеві принтери — централізація друку на одному потужному пристрої обходиться дешевше, ніж обслуговування десятка настільних.

Перехід на лазерний друк — для великих обсягів документів він економніший.

• Запровадьте політику економного друку

Установіть прості правила:

1. Друк за замовчуванням – налаштуйте всі комп’ютери на друк у чорно-білому режимі та двосторонній друк.
2. Використання чернеток – виділіть окремий папір для внутрішніх документів і чернеток, а також використовуйте економний режим друку.
3. Електронний документообіг – максимально переведіть внутрішні процеси у цифровий формат, щоб зменшити обсяг фізичного друку.

• Довірте обслуговування техніки професіоналам

Найефективніший спосіб зменшити витрати та уникнути зайвих проблем — співпраця з перевіреною сервісною компанією, до послуг якої входить заправка картриджів в офісі. Так ви зможете перетворити непередбачувані витрати на фіксований щомісячний платіж.

Співпраця із сервісною компанією гарантує використання якісного тонера під час кожної заправки, що подовжує термін служби картриджів і самого принтера.

Крім того, регулярне технічне обслуговування запобігає дорогим поломкам. Вам не потрібно утримувати штатного спеціаліста — усі питання вирішує виїзний майстер.

Організація офісного друку з мінімальними витратами — це комплексний підхід, який поєднує правильний вибір техніки, встановлення чітких правил користування й співпрацю з надійним партнером, що бере на себе всі турботи щодо заправки та ремонту обладнання.